Personalschlüssel, Fachkraft-Kind-Relation und Personalmangel

Fast jedes Gespräch über die Arbeit in einer Kindertageseinrichtung landet innerhalb von fünf Minuten bei der Personalausstattung, und fast jedes redet dabei aneinander vorbei. Der Grund ist, dass zwei verschiedene Größen denselben Namen bekommen: der Schlüssel, der in der Verordnung steht, und die Zahl der Erwachsenen, die morgens tatsächlich im Gruppenraum stehen. Die beiden sind nicht dasselbe, und der Abstand zwischen ihnen ist das eigentliche Thema. Dieser Text erklärt die Begriffe, sagt, wo die verbindlichen Vorgaben zu finden sind, und nennt die Mittel, die bei dauerhafter Unterbesetzung wirken – und die, die es nicht tun.

Zahlen stehen hier keine. Die Personalvorgaben sind Landesrecht und unterscheiden sich zwischen den sechzehn Ländern erheblich; eine Zahl ohne Land ist in diesem Thema wertlos. Wo Sie die Werte für Ihr Land nachsehen können, steht weiter unten.

Zwei Begriffe, die man auseinanderhalten muss

Der Personalschlüssel ist eine Rechengröße. Er setzt die vertraglich vereinbarten Personalstunden einer Einrichtung in Beziehung zu den Betreuungsstunden der Kinder. Er sagt also, wie viel Personal eine Einrichtung auf dem Papier hat, und er ist die Größe, mit der Landesvorgaben und Finanzierung arbeiten.

Die Fachkraft-Kind-Relation beschreibt, wie viele Kinder tatsächlich auf eine anwesende Fachkraft kommen. Sie ist regelmäßig ungünstiger als der Personalschlüssel, und das aus zwei nachvollziehbaren Gründen. Erstens sind Beschäftigte nicht immer da: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit, Schwangerschaftsschutz. Zweitens ist ein Teil der Arbeitszeit keine Zeit in der Gruppe – Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche, Teamsitzungen, Anleitung von Praktikanten, Leitungsaufgaben. Beides ist notwendige Arbeit und trotzdem nicht Zeit mit Kindern.

Wer diese Unterscheidung kennt, versteht die häufigste Enttäuschung in diesem Beruf: Eine Einrichtung kann die Vorgaben ihres Landes einhalten und trotzdem den ganzen Winter über unterbesetzt sein. Der Schlüssel stimmt, die Relation nicht.

Wo die Vorgaben stehen

Es gibt keine bundesweite Vorgabe für den Personalschlüssel in Kindertageseinrichtungen. Die Vorgaben stehen in den Kita-Gesetzen und Personalverordnungen der Länder, und sie unterscheiden sich nach Altersgruppe, Betreuungsumfang, teils nach Gruppenform und nach der Zusammensetzung der Gruppe.

Zwei bundesrechtliche Anker gibt es dennoch. Zum einen braucht jede Einrichtung eine Betriebserlaubnis nach dem Achten Buch Sozialgesetzbuch, und sie wird nur erteilt und behalten, wenn unter anderem die personellen Voraussetzungen erfüllt sind. Zum anderen verlangt das Fachkräftegebot, dass in der Jugendhilfe Personen beschäftigt werden, die dafür geeignet und qualifiziert sind. Beides bedeutet: Personalausstattung ist nicht nur ein Arbeitsschutzthema, sondern eine Bedingung dafür, dass die Einrichtung überhaupt betrieben werden darf.

Für den Vergleich zwischen den Ländern und für die Werte des eigenen Landes ist der Ländermonitor Frühkindliche Bildung der Bertelsmann Stiftung die einschlägige öffentliche Quelle; sie führt Personalschlüssel und Betreuungsdaten je Land und unterscheidet ausdrücklich zwischen den beiden oben genannten Größen. Die verbindliche Rechtsgrundlage bleibt die Verordnung Ihres Landes, und Auskunft darüber gibt die für die Betriebserlaubnis zuständige Behörde.

Wie Unterbesetzung im Alltag aussieht

Nicht als Katastrophe, sondern als Verschiebung. Zuerst fällt die mittelbare pädagogische Arbeit weg: Vorbereitung findet zu Hause statt, Dokumentation abends, Teamsitzungen werden verkürzt. Dann fallen Angebote weg, die zwei Erwachsene brauchen – Ausflüge, Kleingruppen, Waldtage. Dann werden Gruppen zusammengelegt, und die Zahl der Kinder in einem Raum steigt, was die Lautstärke und die Zahl der Konflikte erhöht; der Zusammenhang ist unter Lärm in der Kita beschrieben.

Danach beginnt die Aufsicht knapp zu werden, und das ist die Grenze, an der es nicht mehr um Qualität geht. Wer allein mit einer Gruppe ist und ein Kind zur Toilette begleiten muss, verlässt die übrigen. Wer im Außenbereich allein auf zwei Spielebenen achten soll, kann es nicht. An diesem Punkt ist die Frage nicht mehr, ob die Arbeit anstrengend ist, sondern ob sie noch verantwortbar erbracht werden kann.

Die letzte Stufe ist die Einschränkung des Betriebs: verkürzte Öffnungszeiten, Notgruppen, Aufnahmestopp, geschlossene Gruppen. Das ist eine Entscheidung des Trägers und keine des Teams – aber es ist die Entscheidung, die das Team einfordern muss, wenn die Alternative eine Aufsicht ist, die nicht mehr trägt.

Die Meldepflicht, die kaum jemand kennt

Ein Punkt, der die Lage verändert, sobald man ihn kennt: Träger von Einrichtungen haben der Erlaubnisbehörde Ereignisse oder Entwicklungen unverzüglich anzuzeigen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder und Jugendlichen zu beeinträchtigen. Eine erhebliche, dauerhafte Personalunterdeckung gehört dazu.

Das ist keine Drohung, sondern eine gesetzliche Pflicht des Trägers, und sie ist ein wirksamer Hebel, weil sie überprüfbar ist. Die Frage im Gespräch mit der Leitung lautet also nicht „können wir bitte mehr Personal bekommen", sondern: Ab welcher Unterdeckung meldet dieser Träger nach den Vorschriften über die Betriebserlaubnis, und ist das in diesem Jahr geschehen? Ein Träger, der diese Frage beantworten kann, hat ein Verfahren. Einer, der ausweicht, hat keines – und das ist eine Auskunft über mehr als den Personalschlüssel.

Die Überlastungsanzeige: was sie ist und was nicht

Die Überlastungsanzeige – auch Gefährdungsanzeige oder Entlastungsanzeige genannt – ist kein gesetzlich geregeltes Formular, sondern eine schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber, dass eine Aufgabe unter den gegebenen Bedingungen nicht ordnungsgemäß erfüllt werden kann.

Sie bewirkt zwei Dinge. Erstens verlagert sie die Verantwortung: Der Arbeitgeber weiß seitdem Bescheid und muss handeln. Zweitens ist sie ein Beweismittel, wenn später etwas geschieht und die Frage nach einem Aufsichtsversäumnis gestellt wird – und diese Frage wird gestellt, sobald ein Kind zu Schaden kommt.

Sie bewirkt nicht, dass Sie die Arbeit verweigern dürfen, und sie führt nicht von selbst zu mehr Personal. Damit sie wirkt, muss sie konkret sein: Datum, Uhrzeit, Gruppe, Zahl der anwesenden Kinder, Zahl und Qualifikation der anwesenden Erwachsenen, welche Aufgabe deshalb nicht erfüllt werden konnte, und was Sie stattdessen getan haben. Eine Anzeige, die „zu viel Stress" meldet, ist wertlos. Eine, die vier Tatsachen nennt, ist ein Dokument.

Schreiben Sie sie im Team und nicht allein, geben Sie sie an die Leitung und in Kopie an die Personalstelle, und behalten Sie eine Kopie. Wo eine Interessenvertretung besteht, gehört sie dorthin ebenfalls.

Der Weg über den Arbeitsschutz

Der zweite Hebel ist das Arbeitsschutzrecht, und er ist der übersehene. Der Arbeitgeber hat die Gefährdungen bei der Arbeit zu beurteilen und daraus Maßnahmen abzuleiten, und diese Pflicht umfasst ausdrücklich die psychische Belastung. Dauerhafte Unterbesetzung ist eine Arbeitsbedingung und damit Gegenstand dieser Beurteilung.

Daraus ergibt sich eine Frage mit Nachdruck: Wann wurde die Gefährdungsbeurteilung zuletzt fortgeschrieben, wurde die psychische Belastung einbezogen, welche Maßnahmen wurden daraus abgeleitet, und welche sind offen? Der Unfallversicherungsträger berät dazu und führt Begehungen durch, in der Regel ohne Kosten für die Einrichtung. Wo ein Betriebs- oder Personalrat besteht, hat er im Arbeitsschutz Beteiligungsrechte; im kirchlichen Bereich übernimmt das die Mitarbeitervertretung.

Was dagegen nicht hilft, sind Einzelgespräche über eigene Belastbarkeit. Sie verschieben ein strukturelles Problem in die Person und enden regelmäßig bei einem Angebot zur Resilienzschulung.

Wer den Mangel auffängt, und warum das ein Problem ist

Zwei Ausweichwege sind verbreitet, und beide haben Folgen, über die zu wenig gesprochen wird.

Der erste ist der Einsatz von Kräften, die nach der Personalverordnung keine Fachkräfte sind – Assistenzkräfte, Auszubildende, Praktikanten, Menschen in einer Nachqualifizierung. Das ist zulässig, soweit das Landesrecht es zulässt, und es ist häufig richtig: Der Zugang für Quereinsteiger ist ein sinnvoller Weg, siehe Quereinstieg in die Kita. Es wird zum Problem, wenn diese Kräfte faktisch Aufgaben einer Fachkraft übernehmen und wenn die Anleitung, die ihnen zusteht, unter dem Druck wegfällt. Dann arbeiten zwei Menschen im Raum, aber die Verantwortung liegt bei einem.

Der zweite ist die dauerhafte Mehrarbeit der Stammkräfte. Sie ist der unauffälligste Weg, weil sie in keiner Statistik auftaucht, und der teuerste, weil sie genau die Menschen verbraucht, die das Haus trägt. Wer regelmäßig Dienste zusätzlich übernimmt, sollte darauf achten, dass sie erfasst und ausgeglichen werden – nicht aus Prinzip, sondern weil unerfasste Mehrarbeit später weder als Freizeit noch als Geld zurückkommt.

Was Sie vor einer Bewerbung fragen können

Vier Fragen, die eine Einrichtung entweder beantwortet oder nicht – und beides sagt etwas.

• Wie viele Stellen sind derzeit unbesetzt, und seit wann?
• Wie wird Ausfall aufgefangen: Springerpool des Trägers, Aushilfen, Zusammenlegen, Öffnungszeiten?
• Wie viel Verfügungszeit ist je Woche vorgesehen, und findet sie tatsächlich statt?
• Wurde im laufenden Jahr eine Unterdeckung an die Erlaubnisbehörde gemeldet?

Die dritte Frage ist der beste Einzelindikator, den dieses Feld hergibt: Verfügungszeit ist das erste, was unter Druck verschwindet. Ein Haus, in dem sie stattfindet, ist entweder gut besetzt oder gut geführt. Was davon im Arbeitsvertrag festgehalten werden kann, steht unter Arbeitsvertrag beim Träger; wie sich die Belastung körperlich und seelisch auswirkt, unter Körperliche Belastung in der Kita und Seelische Belastung und Supervision. Und wenn die Antwort lautet, dass sich hier nichts ändert, hilft der Vergleich: die offenen Stellenangebote zeigen, wer sonst sucht.