Arbeitszeit und Dienstplan in der Kita

In einer Kindertageseinrichtung laufen die Schwierigkeiten dieses Berufs in einem einzigen Dokument zusammen: im Dienstplan. Er muss eine Öffnungszeit von häufig zehn Stunden abdecken, dazu Frühdienste, Spätdienste, Randzeiten, Teilzeitkräfte mit sehr unterschiedlichen Umfängen, Verfügungszeit, Fortbildungen, Urlaub – und den Ausfall, der jede Woche dazwischenkommt. Wer die Regeln kennt, die dafür gelten, kann in diesem Plan mehr erreichen als mit jedem Gespräch über Belastung. Dieser Text sagt, was das Arbeitszeitgesetz verlangt, was Tarifverträge daraus machen, wo Mitbestimmung greift und was Sie im Einzelnen verlangen können.

Die gesetzlichen Grenzen

Das Arbeitszeitgesetz gilt auch in einer Kita, und seine Grenzen sind nicht verhandelbar.

Die tägliche Arbeitszeit beträgt grundsätzlich acht Stunden; sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt eines Ausgleichszeitraums acht Stunden nicht überschritten werden. Nach mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine Ruhepause von mindestens dreißig Minuten zu gewähren, bei mehr als neun Stunden von fünfundvierzig Minuten; sie kann in Abschnitte von jeweils mindestens fünfzehn Minuten aufgeteilt werden. Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit steht eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu. Und Sonn- und Feiertagsarbeit ist grundsätzlich verboten, mit Ausnahmen, die für Einrichtungen zur Betreuung von Menschen greifen können.

Zwei Punkte werden in diesem Feld regelmäßig missachtet. Der erste ist die Pause: Eine Pause, in der Sie im Gruppenraum sitzen und für die Kinder ansprechbar bleiben, ist keine Pause im Sinne des Gesetzes, sondern Arbeitszeit. Der zweite ist die Ruhezeit: Ein Spätdienst bis zum Ende der Öffnungszeit und ein Frühdienst am nächsten Morgen können die elf Stunden reißen, und das fällt niemandem auf, solange niemand nachrechnet.

Was Tarifverträge daraus machen

Innerhalb der gesetzlichen Grenzen regeln Tarifverträge und Arbeitsvertragsrichtlinien das Nähere: die regelmäßige Wochenarbeitszeit, den Ausgleichszeitraum, die Behandlung von Mehrarbeit und Überstunden, Zeitzuschläge für Dienste zu bestimmten Zeiten, den Urlaubsanspruch und Regelungen über Arbeitszeitkonten. Die Systematik steht unter TVöD SuE, für andere Träger unter AVR und freie Träger.

Bei Trägern ohne Bindung gilt der Arbeitsvertrag, und dort stehen diese Punkte entweder ordentlich geregelt oder überhaupt nicht. Prüfen Sie insbesondere, wie Mehrarbeit behandelt wird – siehe Arbeitsvertrag beim Träger.

Verfügungszeit: die Arbeitszeit, die nicht in der Gruppe stattfindet

Verfügungszeit – auch mittelbare pädagogische Arbeitszeit oder Vor- und Nachbereitungszeit genannt – ist der Teil Ihrer Arbeitszeit, der auf Dokumentation, Vorbereitung, Elterngespräche, Teamsitzungen, Anleitung und Konzeptarbeit entfällt. Sie ist Arbeitszeit, keine Vergünstigung.

Wie viel davon vorgesehen ist, ergibt sich je nach Land aus dem Personalbemessungsrecht, aus Vereinbarungen des Trägers und aus der Dienstplangestaltung. Einheitlich geregelt ist es nicht, und genau deshalb ist es der Posten, der im Alltag zuerst verschwindet: Wenn eine Kollegin krank ist, wird die Verfügungszeit zur Reserve.

Drei Dinge helfen. Erstens: Verfügungszeit im Dienstplan ausweisen lassen, mit Zeitfenster und nicht als Restgröße. Zweitens: Wenn sie ausfällt, das festhalten – schriftlich, mit Datum und Grund. Nach drei Monaten haben Sie eine Übersicht, die eine Aussage trägt. Drittens: Dieses Thema als Team in eine Dienstbesprechung bringen und nicht als Einzelne in ein Gespräch mit der Leitung. Der Zusammenhang mit der Personalausstattung steht unter Personalschlüssel und Fachkraft-Kind-Relation.

Überstunden, Mehrarbeit und das Arbeitszeitkonto

Die Begriffe werden verwechselt, und der Unterschied entscheidet über die Vergütung. Mehrarbeit ist bei Teilzeitkräften die Arbeit über die vertraglich vereinbarte Zeit hinaus bis zur Vollzeitgrenze; Überstunden sind die Arbeit über die Vollzeitgrenze hinaus. Welche Zuschläge daran hängen, regelt das anwendbare Regelwerk – und für Teilzeitkräfte gilt dabei, dass sie wegen der Teilzeit nicht schlechter behandelt werden dürfen.

Praktisch wichtiger ist die Erfassung. Führen Sie ein eigenes, einfaches Verzeichnis Ihrer Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber keines führt – Datum, Beginn, Ende, Pause. Das ist kein Misstrauen, sondern die Voraussetzung dafür, dass eine Stunde später überhaupt existiert. Ohne Aufzeichnung gibt es keine Mehrarbeit, sondern nur den Eindruck, dass man viel gearbeitet hat.

Und achten Sie bei Arbeitszeitkonten auf zwei Punkte: bis zu welchem Umfang das Konto anwachsen darf und wie ein Guthaben abgebaut wird. Ein Konto, das im Sommer bei achtzig Stunden steht und nur in Absprache mit der Leitung abgebaut werden kann, ist faktisch verfallene Arbeitszeit.

Schließzeiten, Urlaub und Fortbildung

In Kindertageseinrichtungen ist der Urlaub häufig an Schließzeiten gebunden, und das ist zulässig, soweit ein hinreichender Rest zur freien Verfügung bleibt und die Festlegung ordnungsgemäß erfolgt; wo eine Interessenvertretung besteht, ist die Urlaubsplanung ein Mitbestimmungsthema.

Zwei Punkte lohnen die Aufmerksamkeit. Erstens: Wird während der Schließzeit eine Notbetreuung angeboten, ist das Dienst, und er ist im Plan zu berücksichtigen. Zweitens: Fortbildungstage sind, wenn sie angeordnet oder dienstlich veranlasst sind, Arbeitszeit und keine Urlaubstage. Wo das anders gehandhabt wird, lohnt eine schriftliche Nachfrage – siehe Weiterbildungen nach der Ausbildung.

Die geteilte Schicht und der Randdienst

Zwei Dienstformen, die in diesem Feld zunehmen und die man kennen sollte, bevor man sie im Plan findet.

Der geteilte Dienst legt die Arbeitszeit in zwei Blöcke mit einer unbezahlten Unterbrechung dazwischen – Frühdienst, Pause über mehrere Stunden, Spätdienst. Er ist rechtlich zulässig, soweit die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden, und er ist im Alltag teuer: Die Anwesenheit dehnt sich über den ganzen Tag, ohne dass die Zeit dazwischen zu gebrauchen ist. Tarifverträge sehen dafür teils Regelungen vor, und manche Träger vergüten eine solche Unterbrechung oder begrenzen ihre Länge. Fragen Sie nach, bevor Sie zusagen – eine Anzeige nennt geteilte Dienste selten.

Der Randdienst deckt die erste und die letzte halbe Stunde der Öffnungszeit ab, wenn wenige Kinder da sind. Er wirkt harmlos und hat zwei Folgen: Sie sind in dieser Zeit häufig allein im Haus, was Aufsicht und Notfallvorsorge betrifft, und diese Dienste fallen regelmäßig immer denselben Personen zu.

Beides gehört in die Dienstplanregeln und nicht in die Absprache von Woche zu Woche. Und beides ist ein Punkt, an dem eine Interessenvertretung mehr erreicht als eine einzelne Beschäftigte.

Wo Mitbestimmung greift

Der wirksamste Weg, und der am wenigsten genutzte. Die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Aufstellung von Dienstplänen und Urlaubsgrundsätzen, die Anordnung von Mehrarbeit: Das alles sind typische Gegenstände der Mitbestimmung.

Bei freien und privaten Trägern liegt sie beim Betriebsrat, bei öffentlichen Trägern beim Personalrat, bei kirchlichen Trägern bei der Mitarbeitervertretung. Die Grundlagen unterscheiden sich, die Richtung ist dieselbe: Ein Dienstplan, der ohne Beteiligung aufgestellt wird, ist angreifbar, und eine Interessenvertretung kann Regeln durchsetzen, die eine einzelne Beschäftigte nicht erreicht – Vorlauf der Planung, Zahl der Spätdienste, Ankündigungsfristen bei Änderungen, Verfahren bei Ausfall.

Gibt es in Ihrer Einrichtung keine Interessenvertretung, ist das keine Naturgegebenheit. In vielen kleinen Trägern wurde nie eine gewählt, weil niemand danach gefragt hat.

Was ein brauchbarer Dienstplan leistet

Sechs Merkmale, an denen sich ein Plan beurteilen lässt – und die Sie im Bewerbungsgespräch erfragen können, siehe Vorstellungsgespräch und Hospitation.

• Vorlauf. Der Plan steht mindestens einen Monat vorher und wird nicht wöchentlich umgeworfen.
• Verlässlichkeit. Änderungen erfolgen mit Ankündigung und nicht am Vortag per Nachricht.
• Verteilung. Früh- und Spätdienste sind gleichmäßig verteilt und hängen nicht dauerhaft an denselben Personen – typischerweise an denen ohne eigene Kinder.
• Ausgewiesene Verfügungszeit mit Zeitfenster.
• Ein Verfahren für Ausfall, das vorher festgelegt ist: Springerpool, Zusammenlegen, Reduzierung von Angeboten, im Notfall Einschränkung der Öffnungszeit – und nicht das Einkassieren von Verfügungszeit als Regelfall.
• Erfasste Arbeitszeit, für alle einsehbar.

Ein Haus, das diese sechs Punkte erfüllt, ist nicht unbedingt besser besetzt als andere. Es ist besser organisiert, und das ist im Alltag fast dasselbe.

Was Sie tun können, wenn es nicht stimmt

In dieser Reihenfolge. Erstens: Aufzeichnen – Arbeitszeit, ausgefallene Pausen, ausgefallene Verfügungszeit, Ruhezeiten unter elf Stunden. Drei Monate genügen für eine Grundlage. Zweitens: Das Thema in die Dienstbesprechung bringen, mit den Aufzeichnungen und als Team. Drittens: Die Interessenvertretung einschalten, oder eine wählen. Viertens: Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz ist die Aufsichtsbehörde für den Arbeitsschutz zuständig; sie prüft auf Hinweis, und der Hinweis kann von Beschäftigten kommen.

Und wenn sich nichts ändert: Der Dienstplan ist einer der Punkte, die sich mit dem Arbeitgeber ändern und nicht mit der Zeit. Ob eine Reduzierung der Stunden hilft, steht unter Teilzeit und Stundenaufstockung; welche Arbeitsfelder mit anderen Zeitmodellen arbeiten, unter Wechsel in die Eingliederungshilfe und Wege in der Kinder- und Jugendhilfe. Wer gerade sucht, zeigen die offenen Stellenangebote und die Stellen als pädagogische Fachkraft.